Foire aux questions

Les réunions du conseil d'administration de l'Apel doivent-elles forcément se tenir dans l'enceinte de l'établissement ?

Les statuts-type ne posent aucune obligation concernant les lieux où doivent se tenir les réunions statutaires de l'association. Une seule chose serait légalement : convoquer l'une de ces réunions dans un lieu ne permettant pas à l'ensemble des personnes concernées de se rendre présentes. Cependant, le fait de ne pas organiser le conseil d'administration de l'Apel dans l'enceinte de l'établissement constitue un mauvais signal envoyé au chef d'établissement et aux membres de la communauté éducative. Apte à recevoir des groupes de toutes tailles, l'établissement est en effet le lieu de rassemblement naturel. Ne pas s'y réunir donnerait l'impression de s'exclure et d'adopter une posture de défiance à l'égard de l'établissement, alors même que l'Apel revendique son appartenance à la communauté éducative.

Quel est le délai à respecter pour déclarer un nouveau conseil d'administration ?

Les associations ont 3 mois pour déclarer au greffe des associations tout changement dans la composition de leur équipe dirigeante ou dans leurs statuts. Ces démarches peuvent être effectuées en ligne.

Le chef d'établissement est-il membre de droit de l'Apel ?

La liste des membres d'une Apel est précisée dans ses statuts, ainsi que dans les instances où ils doivent siéger. Les statuts-types d'Apel d'établissement, rédigés et mis à disposition du mouvement par l'Apel nationale, ne prévoient pas que le chef d'établissement soit membre de droit de l'Apel. Il n'a donc pas à disposer d'un siège au conseil d'administration, ni du droit de vote en assemblée générale. Les équipes Apel se doivent en revanche d'entretenir des relations de confiance avec leur chef d'établissement, et de travailler avec lui en véritable esprit de partenariat. C'est pourquoi il est d'usage de l'inviter à l'assemblée générale, ainsi qu'à tout ou partie des conseils d'administration, en fonction des points à l'ordre du jour. Si l'équipe Apel souhaite pouvoir échanger et délibérer en conseil d'administration sans la présence d'un tiers extérieur, il lui est recommandé de bâtir des ordres du jour précis, comportant les horaires auxquels la présence du chef d'établissement est souhaitée.

Faut-il nécessairement être adhérent de l'Apel depuis un an pour intégrer le bureau ?

Les modalités de désignation des membres du bureau d'une Apel sont normalement indiquées dans les statuts. Les statuts-type d'Apel d'établissement ne posent pour leur part pas de condition d'ancienneté.

Cependant, certaines Apel prévoient qu'il ne soit possible de prendre une responsabilité au sein du bureau qu'à condition d'être adhérent de l'association depuis au moins 1 an. Une règle qui permet de s'assurer que ceux qui seront en responsabilité aient un minimum de connaissances sur l'Apel d'établissement. Cette disposition doit cependant être inscrite dans les status pour être valide.

Où le siège social de l'Apel doit-il être installé ?

Les Apel ont vocation à être domiciliées dans leur établissement. C'est en effet dans l'enceinte de l'établissement et à son service qu'elles déploient leur action, aussi est-il naturel que leur siège social y soit installé.

Il en est de même pour le compte bancaire de l'Apel, qui doit être établi à l'adresse de l'établissement.

L'Apel peut-elle avoir les clés de l'établissement ?

Les modalités d'accès à l'établissement scolaire sont indiquées dans son règlement intérieur. Des clés sont parfois mises à la disposition de l'Apel pour faciliter l'organisation de réunions en dehors des horaires d'ouverture, mais cela n'a aucun caractère systématique.

Les comptes rendus du C.A. doivent-ils être diffusés à tous les adhérents ?

Si le procès verbal de l'assemblée générale doit être envoyé à l'ensemble des adhérents, les comptes rendus du conseil d'administration ne sont diffusés qu'à ses membres. En effet, ces réunions visent à faire fonctionner l'association au quotidien et peuvent par ailleurs amener des discussions à caractère confidentiel. En revanche, pensez à communiquer régulièrement vers les familles pour faire connaître l'équipe, les initiatives menées et recruter de nouveaux bénévoles. (Infos jan/fév 2024)

Le trésorier est-il le seul à pouvoir tenir la caisse lors d'une manifestation ?

Il n'existe pas de règle écrite concernant la tenue de la caisse lors d'une manifestation organisée par l'Apel. Toujours est-il que la manipulation d'espèces requiert la mise ne place d'une procédure stricte, sous la responsabilité du trésorier de l'association. Plusieurs recommandations peuvent être faites :

                                   * ne disposer que d'une seule caisse

                                   * la confier à deux personnes

                                   * ne la déplacer et ne procéder au comptage qu'en présence du binôme

                                   * quand cela est possible, tracer tout encaissement en espèce en utilisant un carnet à souche (permet de faire un reçu)

A combien la trésorerie d'une Apel doit-elle se monter ?

La trésorerie d'une association qui n'a pas de charges particulières (pas de salaire à verser ou de loyer à payer) doit théoriquement se monter à un an de fonctionnement (18 mois maximum). Autrement dit, lors de la clôture de l'exercice fiscal, il est conseillé de disposer d'un fonds associatif permettant de fonctionner tout au long de l'année suivante. L'assemblée générale peut ponctuellement décider de constituer une provision exceptionnelle pour financer un projet important à moyen terme. En revanche, une Apel qui présenterait un excédent de réserves systématique courrait le risque de perdre le caractère non-lucratif qui exonère les associations loi 1901 de charges fiscales. Il faudrait donc que son conseil d'administration s'interroge sur de nouvelles actions à mener, les ressources d'une Apel n'ayant d'autre finalité que de financer des projets au bénéfice des familles.

Qui peut avoir accès aux comptes de l'Apel ?

La transparence financière est une exigence à laquelle tout responsable associatif doit répondre. Statutairement, la personne chargée de la gestion financière de l'Apel, en l'occurrence le trésorier, rend compte au conseil d'administration et à l'assemblée générale, qui statue sur la gestion. Cela suppose une présentation claire et régulière au conseil d'administration de l'état des comptes et de l'exécution du budget. Le trésorier doit veiller à rendre lisible chacune des lignes budgétaires, en lien avec les projets correspondants, afin que le conseil d'administration, puis l'assemblée générale, puissent délibérer en connaissance de cause. De plus, tout adhérent doit pouvoir avoir accès à l'ensemble des éléments financiers concernant la vie de l'Apel (même si les pièces concernées sont dématérialisées).
En revanche ces document doivent rester au siège de l'association et ne peuvent en aucun cas être reproduis ou diffusés sans l'accord formel des dirigeants.